Những Vấn Đề Thường Gặp Của Kế Toán Về Hóa Đơn Điện Tử

Hóa đơn điện tử tuy không còn mới lạ đối với người dùng nhưng việc sử dụng hóa đơn điện tử trong quá trình xuất hóa đơn, in hóa đơn, tra cứu hóa đơn hay làm các mẫu hóa đơn, khai báo hóa đơn cơ quan thuế…..là những câu hỏi, vấn đề thường gặp của kế toán về hóa đơn điện tử hiện nay.

nhung cau hoi thuong gap cua ke toa ve hoa don dien tu

Trong quá trình tư vấn khách hàng sử dụng hóa đơn điện tử đội ngũ tư vấn của Báo Giá Hóa Đơn Điện Tử có gặp một số vấn đề và câu hỏi khá phổ biến mà các anh chị kế toán rất quan tâm, sau đây Baogiahoadondientu.com tổng hợp một số câu hỏi mà anh chị em kế toán thường gặp mọi người tham khảo nhé !

Những Câu Hỏi Thường Gặp Của Kế Toán Về Hóa Đơn Điện Tử

Câu Hỏi 1: Làm thế nào để lập hóa đơn điện tử đúng thời điểm theo quy định khi mà kế toán vẫn phải được nghỉ (nghỉ chủ nhật, nghỉ lễ, nghỉ ốm, nghỉ phép…)

Trả lời: Căn cứ theo Thông Tư số 32/2011/TT-BTC thì Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử.

Hiện tại mẫu hóa đơn điện tử chỉ có 2 chỉ tiêu người mua và người bán, do đó người bán không nhất thiết phải là kế toán, có thể là người bán hàng, nhân viên kinh doanh, …Do tính chất kết nối internet nên kế toán trong thời gian nghỉ cũng có thể bật máy tính lên và có thể khởi tạo hóa đơn điện tử mọi nơi, mọi lúc và gửi qua email cho khách hàng. Đảm bảo đúng quy định của Luật quản lý thuế là hóa đơn xuất đúng thời điểm.

Câu Hỏi 2: Đối tượng nào được sử dụng hóa đơn điện tử? Ở Miền Tây được sử dụng chưa? Khi sử dụng, cơ quan thuế sẽ kiểm tra hóa đơn này như thế nào? Cơ phải in ra giấy không?

Trả lời: Căn cứ theo quy định tại Thông tư số 32/2011/TT-BTC thì các doanh nghiệp thuộc đối tượng sau được phép sử dụng hóa đơn điện tử:

Điều 2: Tổ chức, cá nhân lựa chọn sử dụng hóa đơn điện tử khi mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ….

Điều 4: Khoản 2: Người bán hàng hóa, dịch vụ (sau gọi chung là người bán) khởi tạo hóa đơn điện tử phải đáp ứng điều kiện sau:

Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.

Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử;

Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định

chữ ký số điện tử theo quy định của pháp luật

Có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hoá, dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn.

Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm:

Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu;

Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố: đảm bảo sao lưu dữ liệu của hoá đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.”

Ngoài ra theo Quyết Định số 2497/2017/QĐ-BTC có hiệu lực từ ngày 04/12/2017 thì “2.1.1.5…. Quy định một số loại hình doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng hoá đơn điện tử.

Quy định cơ quan thuế hỗ trợ doanh nghiệp vừa và nhỏ thực hiện hoá đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế”

Hiện tại hóa đơn điện tử triển khai rộng rãi trên cả nước, do đó Miền Tây của bạn có thể sử dụng bình thường rồi bạn nhé.

Khi tiến hành thanh tra kiểm tra thì file XML là file có giá trị pháp lý khi nó được bảo toàn (nếu người sử dụng có trình chỉnh sửa dữ liệu khi lưu lại sau đó mở ra sẽ không mở được và file XML đó không còn tính chất pháp lý và không được lưu hành.

Hóa đơn điện tử được lưu trữ tại định dạng điện tử nên người mua hoặc bán không bắt buộc phải in chuyển đổi ra giấy. Nếu có nhu cầu về thanh toán nội bộ hoặc kẹp chứng từ thanh toán, người mua hoặc bán có thể in bản thể hiện.

Câu Hỏi 3: Muốn hủy, điều chỉnh hóa đơn điện tử thì có phải biên bản cũng là điện tử không?

Trả lời: Nếu muốn hủy, thay thế, điều chỉnh hóa đơn thì không bắt buộc dùng biên bản điện tử nhé, các bạn sử dụng các mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn, biên bản thu hồi hóa đơn, biên bản hủy hóa đơn như hóa đơn giấy bình thường theo các văn bản hướng dẫn của Tổng Cục Thuế và Thông Tư 39/2014/TT-BTC.

Câu Hỏi 4: Mất điện hoặc đại loại thế thì xuất hóa đơn sai thời điểm có ok không?

Trả lời: Theo quy định hiện hành bạn có thể sử dụng song song 2 loại hóa đơn là hóa đơn điện tử và hóa đơn đặt in, trong trường hợp mất điện hoặc gặp sự cố về phần mềm kế toán, bạn có thể sử dụng hóa đơn giấy để xuất hóa đơn cho khách hàng, nhằm không xuất hóa đơn sai thời điểm, đảm bảo tuân thủ đúng Luật Quản Lý Thuế hiện hành.

Ngoài ra bạn có thể sử dụng thêm các thiết bị tích điện như Ắc quy, phát sóng 3G, 4G trên điện thoại di động để đảm bảo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử của mình.

Hóa đơn điện tử AZ Invoice đạt chuẩn của Tổng cục Thuế, là đối tác tin cậy, uy tín với hàng trăm nghìn doanh nghiệp, AZ INVOICE sẵn sàng trở thành người bạn đồng hành với các doanh nghiệp trong lộ trình chuyển đổi và áp dụng Hóa đơn điện tử.

Hóa đơn điện tử AZ INVOICE đáp ứng được các tiêu chí và yêu cầu của doanh nghiệp đặt ra, giải quyết tối ưu các vấn đề doanh nghiệp đang gặp phải trong sử dụng Hóa đơn điện tử mọi thông tin chi tiết vui lòng liên hệ:

Bài viết liên quan

Leave a Reply

avatar
  Subscribe  
Notify of

Tư vấn miễn phí (24/7) 0934 905 633